一个帖子引起的警觉

最近刷到一位HRBP的帖子，她的经历惊醒了很多人。

事情发生在去年。那天她发现一向准时的某个同事，居然过了上班点，还不见人。了解到同事既没请假也没出外勤，她急忙打电话过去，没想到怎么打都是关机。

眼看一直联系不上，她越想越怕，连忙向上级反映，并和另一位HR火速赶去同事家。

可公司只登记了入职时的地址，而那位同事早已搬离。当她俩赶到现场，只等到物业的一句“查无此人”。

碰壁的她没有气馁。通过在全公司打听，终于了解到同事可能住在某某小区，但具体哪栋几号房，还是没眉目。

经过比对疫情防控时的报备及办理进出证登记的信息，最终她们终于锁定地址，并联系房东开了门。

开门的那刻，昏昏沉沉的同事才被叫醒过来，一旁的手机早因为没电关机…

这段经历一波三折，好在有惊无险。但有些“失联”的员工，因为没被及时发现，就没这么幸运了。

比如去年上热搜的25岁外卖小哥，一连几天昏迷在出租房没人发现。当房东觉得不对劲，拿来钥匙开门，但为时已晚。

有家公司的职员突发脑溢血晕倒在厕所，半天都没人发觉。被找到时，已错过最佳救治时间，不幸身亡…

这些活生生的案例警示着众人，也提醒着HR做好员工信息登记和更新的重要性。

小小的信息登记，为何牵涉甚广？

作为员工管理的第一步，大部分单位在入职当天甚至面试后期，就要求填写员工信息登记表。可别小看这一张表，它的实际作用却不小。

在大多数场景中，员工信息登记表是个人档案的基础材料，也承载了很多功能。

比如紧急联系。

尤其是员工无故失联、发生工伤/工亡等情况，公司需要及时联系家属，确认相关情况，采取下一步对策。这时，员工的身份信息、联系方式及住址、紧急联系人等信息的存档，就显得非常重要。

而且考虑到大家可能换号码或搬家，登记完成后定期进行更新，也必不可少。

背景调查是另一大功能。

比如大部分员工信息登记表，除了基本信息，同时要求填写教育经历、任职经历、亲友在司情况、历史薪资、离职原因、前上司及联系方式等。

之所以展开地毯式的信息搜集，一方面是流程使然，一方面也是为入职前的背调做准备。

毕竟比起口说无凭，将关键信息通过白纸黑字的形式明确下来，不管后面交给HR还是第三方来背调，都对单位管控风险有利。

根据《劳动合同法》第26条：

以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的，可使劳动合同无效或部分无效。

这意味着：如果前期准员工提供的信息存在造假或欺诈，即便已经签订劳动合同，后期被发现，依然可能被据此解除劳动关系。

规避劳动风险是第三大功能。

比如员工信息登记表，明确了入职时间、岗位等信息，在没有正式签约的情况下，可以作为员工身份的补充材料，减少劳动争议。

如果员工在上下班途中遭遇事故，如何界定“在上下班途中”，员工登记的住址就是重要参考之一。

再比如遇上员工留遗书失联、财务误发工资，员工辞职失联，或前员工骗取同事钱财这类曾上热搜的事件，此前员工登记的信息，也能协助警方调查，及时止损或避免类似悲剧的发生。

此外，双方出现劳动争议或仲裁，也可能用到此前登记的信息。

比如遇上员工长期无故旷工（过失性辞退），用人单位想以严重违反公司制度为由，合理解除劳动关系。比起直接解雇，提前书面告知并寄送劳动合同解除通知书到当事人住址，给到对方知悉确认的机会，这样的操作更合法，也更人性化。

在无过失性辞退中，提前30天通知，也需要有同样的操作。

但很多时候，人们忽视了这些，处理不当，反而给单位带来极大的风险。

就此来看，做好员工信息登记和更新虽是小事，但也是关系用人单位命脉的大事。

做好员工信息登记需满足三大点

那怎么做，才算做好了员工信息的登记呢？

其实可以从以下几点来评估：

那怎样的更新才算及时呢？

很多公司可能要求半年到1年更新一次，每次更新时由各部门收集好，统一发到HR那里进行汇总更新。这么做看似简单，其实工作量大，稍有疏忽，还可能引发混乱。

将更新的权利下放到个人，由HR进行审核和纠偏，是另一种思路。

常规做法是HR定期发送短信或邮件提醒员工去系统更新个人档案，验证内部通讯录的同时，还能交由个人上传身份证、学历证书等辅助材料，避免收集途中，可能存在的泄露风险。

这种灵活、安全、方便、高效的形式，目前逐渐成为企业实现员工信息登记和更新的主流形态。

当做好这几点，双方权益更容易得到保护，需要随需进行相关事务的应对和处理时，也将更得心应手。

以上就是今天的分享，希望有用~

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